REGLAMENTO DE PARTICIPACION EN LA FERIA-EXPOSICION "FERIA INTERNACIONAL DEL TURISMO EN ECUADOR" 1.- ORGANIZA: HORITZÓ GRUP, representado por D. Jaime Rull Mayoral en calidad de Presidente Ejecutivo. 2.- LUGAR: Recinto Centro de Convenciones Simón Bolívar de Guayaquil. 3.- FECHAS: 25 al 28 de Septiembre de 2008 4.- HORARIOS: Expositores: De 9:30 a 20:30 horas. Visitantes Profesionales: De 10:00 a 20:00 horas (día 25) De 10:00 a 15:00 horas (día 26) Visitantes en general: De 15:00 a 20:00 horas (día 26) De 10:00 a 20.00 horas (día 27 y 28) 5.- INSCRIPCIONES: Para inscribirse es necesario cumplir con el Formulario de Solicitud de Participación con indicación del espacio requerido en metros cuadrados y el abono mínimo de la Inscripción y 30% de la superficie contratada. El recinto ferial constará diversas áreas dedicadas a la Oferta y/o Exposición de Servicios Turísticos, Hotelería y Afines al sector, Artesanía, y todo aquello que a criterio de los organizadores, potencie el certamen y mantenga el objetivo de promover al Ecuador Internacionalmente, y de difundir sus alternativas nacionalmente. La asignación de los espacios o stands se hará inicialmente el 31 de Mayo del 2008. 6.- MONTAJE Y DESMONTAJE: Montaje: Días: 23 y 24 de Septiembre del 2008. Desmontaje: Día: 29 de Septiembre del 2008. Sólo se permitirá el montaje o instalación a expositores y participantes, con el comprobante de pago total emitido para expositores-participantes y las credenciales de montaje respectivas. Documento: Autorización de Montaje de HoritzoGrup Solo se permitirá la salida de los materiales mediante la presentación de: Documento: Autorización de Salida de HoritzoGrup 7.- TARIFAS DE PARTICIPACION: Las establecidas por el Organizador. Ellas se entienden por metro cuadrado y por toda la duración de la feria. 8.- SEGUROS: El Expositor y /o participante deberá contratar una póliza de seguro que cubra los riesgos propios del certamen. La organización FITE-2008, Comité, HORITZOGRUP, o demás empresas relacionadas no se responsabilizan de daños, pérdidas, hurtos, robos , etc. , que ocurrieran por cualquier motivo durante el montaje, feria y desmontaje en la propiedad del expositor o participante. 9.- ADMISION Y ADJUDICACION DE ESPACIOS: El solicitante reconoce expresamente tener conocimiento de las normas que rigen en el presente Certamen para la Admisión de Expositores y Adjudicación de Espacios que se concretan en los siguientes apartados: Admisión de Expositores: La fecha límite de recepción de solicitudes por parte de los Organizadores para la adjudicación de espacios será el día 31 de Mayo del 2008, lo que podría extenderse en caso de no tener una ocupación total. Corresponde a HORITZOGRUP la facultad de decidir sobre la admisión de Expositores, así como la aceptación de los servicios y/o productos a exponer. Cuando los Oferentes expongan en el Certamen por intermedio de un Representante, la inscripción deberá venir acompañada de un Certificado firmado por los primeros, autorizando dicha participación como su Representante en el Certamen. Todo ello con el fin de evitar la duplicidad de servicios y/o productos expuestos. Los organizadores tienen derecho a exigir la retirada inmediata, antes o durante el Certamen, de los servicios y/o productos expuestos para los que no se haya, y no se esté dispuesto a presentar, los citados justificativos. Mientras HORITZOGRUP no lo confirme por escrito, la admisión como Expositor no será de forma definitiva. Las entregas a cuenta no son vinculantes, ni otorgarán derechos hasta el perfeccionamiento del correspondiente contrato a través de la factura respectiva y el pago total. La concesión de Expositor y de usuario de los servicios estipulados quedará definitivamente perfeccionada cuando HORITZOGRUP haya recibido el importe estipulado en su totalidad, acepte el mismo y además confirme por escrito su admisión. HORITZO GRUP puede llegar a rescindir el contrato, sin previo aviso, siempre que se demuestre que el expositor incurre, o puede incurrir, en competencia desleal o cualquier otra infracción del derecho establecido. En este caso el Expositor no podrá exigir derechos de indemnización. La cesión total o parcial de stands queda totalmente prohibida entendiendo que en ningún caso puede admitirse el subarriendo del stand. Cada marca o expositor deberá estar registrado individualmente y tener el documento respectivo "REGISTRO" mediante el pago respectivo. El Expositor se compromete a tener atendido el stand durante todas las horas de apertura del Certamen y a exhibir sus servicios y/o productos, hasta las 20h00 del día 9 de septiembre en que se dará por cerrado. No pudiendo cerrar, retirarse o desmontar con anterioridad. En caso de incumplimiento se procederá a la facturación y cobro de US.$ 5.000 por concepto de incumplimiento, daños y perjuicios a los organizadores. Causa de Fuerza Mayor: Por circunstancias de fuerza mayor, la organización podrá, en cualquier momento, suspender la celebración del Certamen sin derecho por parte de los Expositores admitidos a indemnización de tipo alguno, pero sí a ser reembolsados los pagos efectuados, en el caso de que no existiera un aplazamiento de su realización. Adjudicación de Espacios: La adjudicación de espacio, una vez admitido un expositor, es de carácter discrecional de HORITZOGRUP. Sin embargo, en la medida de lo posible se tendrá en cuenta la sectorización, fecha de solicitud, metros cuadrados y armonía entre espacios, dimensiones contratadas y cualquier otra circunstancia que a juicio de los organizadores incida en la mejoría del Certamen. Una vez adjudicado el espacio se remitirá al Expositor el Boletín de Aceptación, en el que se indicará el total de metraje adjudicado y el plano de situación del mismo. Modificación del Emplazamiento: Los Organizadores, se reservan el derecho, por necesidad o fuerza mayor, de variar la situación y dimensiones del emplazamiento, cambiar o cerrar las entradas y salidas del Recinto Ferial, así como ejecutar obras y modificaciones en el Recinto, sin que ello comporte derecho de indemnización de tipo alguno para el Expositor afectado, salvo lo dispuesto en el párrafo siguiente para la reducción de espacio. Las diferencias que pudieran originarse por reducción de espacios solicitados y, en consecuencia, del importe entregado, serán restituidas por los organizadores en proporción a la reducción efectuada, excluyéndose cualquier otra reclamación por parte del Expositor. Si la Firma Expositora solicitara una reducción del espacio adjudicado, se perderán los derechos a la totalidad del mismo, reservándose la Organización el derecho a una nueva ubicación del Expositor. 10.- CONDICIONES Y PLAZOS DE PAGO: En el momento del recibo de la Solicitud de Admisión se efectuará un primer pago fijo de $ 100 + Iva por Derechos de Inscripción, más el 30% del valor sobre lo contratado, para lo que se emitirá la factura correspondiente. La forma de pago del saldo se estipulará en el contrato. Antes del momento de la adjudicación prevista el 31 de mayo, la Firma expositora deberá abonar el saldo pendiente o ejecutar pagos según financiación, a más tardar hasta el 30 de junio del 2008. A partir del 30 de abril toda reserva de espacio deberá realizarse mediante el pago al contado del 100% del valor del espacio solicitado, sobre el que se realizará la adjudicación inmediata. El Expositor que, por cualquier causa, anulase su participación total o parcial, y lo comunique con anterioridad al 1 de junio del 2008, tendrá derecho a la devolución de las cantidades abonadas, a excepción de los Derechos Fijos de Inscripción y el Iva que correspondiente a toda la facturación. El Expositor que, por cualquier causa, anulase su participación total o parcial, y lo comunique con posterioridad al 1 de Junio del 2008, no tendrá derecho a devolución de cantidad económica alguna. El pago por cheque o transferencia será considerado definitivo solamente después de haber sido acreditado por el banco en la cuenta de los organizadores. Si la firma Expositora no se hubiese presentado y ocupado su stand con la exhibición de sus servicios y/o productos el día de la inauguración, el Organizador podrá disponer del espacio sin derecho a reclamación alguna por parte de la firma Expositora. Todos los servicios y/o productos, materiales y otros, sin excepción, deberán ingresar al recinto y stand asignado, antes de las 20h00 del día 24 de septiembre. Para el montaje del stand o la entrada de las mercancías a exhibir en el stand será condición indispensable haber abonado la totalidad del canon de participación y el importe total de los servicios contratados. Cumplida esta condición le será entregado al Expositor la correspondiente autorización de montaje. Todos los pagos deben efectuarse siempre a favor de HORITZOGRUP. utilizando los siguientes medios: - Cheque Certificado Nominal, o - Transferencia Bancaria. o - Mediante Tarjetas de Crédito. 11.- OTROS SERVICIOS: Los gastos de construcción y alquiler de stands, en su parte de panelería, mobiliario básico, el alfombrado, la rotulación e iluminación podrán estar incluidos, cuando estos estén estipulados en el contrato. La publicidad en Catálogo, instalación de teléfono, mobiliario, conexiones de agua, aire comprimido, así como los respectivos gastos de consumo y cualquier otra prestación de servicios, serán facturados al Expositor separadamente. La relación de prestaciones ofrecidas por HORITZOGRUP y/o otras Empresas, así como sus tarifas, se encuentran en la Carpeta de Prestación de Servicios. 12.- LIMPIEZA: La Organización cuidará de la limpieza de los stands, avenidas, calles y espacios comunes, lo que será efectuado por los servicios de limpieza propios o contratados. 13.- SERVICIOS TECNICOS: Los gastos de instalación y conexión de teléfono, agua, electricidad y aire comprimido, así como los de su consumo y los de cualquier otra prestación de servicio, se facturarán por separado. Todas las instalaciones de conexión a la red general deberán ser realizadas por los servicios de HORITZOGRUP. Las instalaciones en el interior de los stands pueden realizarse por las Empresas especializadas contratadas por el Expositor, solicitando la respectiva autorización. Los organizadores no asumen ninguna responsabilidad por los daños que pueda causar una sobrecarga por los motivos indicados ni por posibles perturbaciones en la alimentación de la energía eléctrica. 14.- VIGILANCIA: Los Expositores cuidarán de la vigilancia y la limpieza de los stands, durante las horas de visita del público, así como durante el montaje y desmontaje de los mismos. La Organización de la Feria tendrá establecido un servicio de vigilancia y seguridad, nocturno y diurno, en el interior y exterior del recinto, pero declina toda responsabilidad por daños que pudieran derivarse de hurto, robo, motín o cualquier otra clase de siniestro o desmán que sufran las instalaciones o mercaderías. La Organización del Certamen no responderá de la pérdida o daños que pudieran sufrir las muestras o materiales de exhibición, antes, durante y después del mismo. 15.- PERTURBACIONES Y COMPETENCIA DESLEAL: En todo momento los Expositores han de mantener el debido decoro, evitando toda molestia o interferencia en el trabajo de los demás Expositores y de los visitantes profesionales. Si un Expositor provoca perturbaciones de cualquier tipo, el Certamen se reserva el derecho de clausurar el stand y, en su caso, hacerle evacuar sin indemnización alguna. Los gastos de evacuación del stand serán de cuenta del Expositor. El Certamen puede llegar a rescindir el contrato sin previo aviso, siempre que se demuestre que el Expositor incurre, o puede incurrir, en competencia desleal o cualquier otra infracción del derecho establecido. En este caso, el Expositor no podrá exigir derechos de indemnización. 16.- FOTOGRAFIAS: Ninguno de los servicios y/o productos expuestos podrá ser fotografiado sin la autorización de los Expositores interesados. HORITZO GRUP tendrá derecho a fotografiar, dibujar, o filmar las instalaciones y stands, así como los servicios y/o artículos expuestos en los mismos, y a utilizar estas reproducciones en sus publicaciones y en la prensa. El Expositor tiene derecho a fotografiar su propio stand y sus propios servicios y/o productos, durante las horas de celebración del Certamen. Si desea que el trabajo sea realizado por su propio fotógrafo, deberá solicitar la autorización respectiva de los organizadores. El Certamen tendrá un servicio de Fotografía y Videos a disposición de los Expositores que lo soliciten expresamente, el que podrá ser utilizado previo pago del costo correspondiente. (Ver Carpeta de Prestación de Servicios). 17.- ACCESO A LOS STANDS DE OTROS EXPOSITORES: Queda prohibido el acceso al stand de otros Expositores fuera del horario de apertura a visitantes, salvo autorización expresa del titular del stand. 18.- TELEFONOS: Los organizadores autorizaran al Expositor a solicitar a PACIFICTEL u otra operadora, el servicio de telefonía de cualquier tipo, siempre y cuando asuma todos los costos de instalación, servicio y consumos. (Ver Carpeta de Prestación de Servicios). 19.- PASES DE EXPOSITOR Y DE TRABAJO: Los Expositores recibirán con validez solo para este Certamen los siguientes pases: Pases de Expositor: Para uso de los Directivos y Empleados de la Empresa Expositora, válidos desde el primer día del montaje hasta el último día de desmontaje. Pases de Montaje: Para el personal encargado de la adecuación del stand, así como de su desmontaje. Serán entregados al Expositor quien los utilizará bajo su responsabilidad. Estos pases serán válidos solo durante los días de montaje y desmontaje, perdiendo su validez los días de celebración del Certamen. Los pases son nominativos, personales e intransferibles. Por lo tanto, cada Expositor deberá relacionar en el formulario que se le facilitará para este efecto, el nombre de las personas que atenderán su stand, el cual deberá ser entregado al Organizador hasta el 30 de Agosto 2008 Los pases no autorizan a sus poseedores a permanecer en el recinto ferial durante las horas de cierre, en las que éste deberá quedar totalmente desalojado. Los Expositores y empleados poseedores del correspondiente pase tienen acceso al Certamen media hora antes que los visitantes al mismo y deberán permanecer en el Recinto media hora después del cierre. Está prohibido ingresar material y/o productos durante el tiempo de atención al visitante. Cualquier ingreso deberá ser realizado por la puerta habilitada para carga y materiales. 20.- INVITACIONES: Los Expositores podrán solicitar a la Organización los siguientes tipos de Invitaciones: a.- Invitaciones de Cortesía: Serán válidas por una sola vez y repartidas por el Expositor según su conveniencia. b.- Pases para Profesionales e Invitados Especiales: Serán válidos para todos los días del Evento y durante las horas de apertura del mismo. Estos pases serán nominativos e intransferibles. 21.- TRANSPORTE DE MERCADERIAS: Corresponderá a cada Expositor cumplir con los requisitos necesarios para la consignación a su destino de material gráfico, y otras mercancías y/o productos. Los Organizadores no se hacen responsables de las dificultades que puedan surgir a causa de estas formalidades. 22.- CATALOGO: HoritzoGrup dispone del derecho de redacción, publicación y difusión del Catálogo Oficial del Certamen. Los datos necesarios para la elaboración del Catálogo serán aportados por los Expositores bajo su responsabilidad y, en todo caso, entregados antes de la fecha límite (30 de agosto del 2008) indicada en el impreso que se facilitará para el efecto. La Organización no se hace responsable, en ningún caso, de omisiones, errores de reproducción, de composición o de cualquier otra índole. La Organización podrá rechazar la inserción o modificación de la redacción, si no se ajusta a las disposiciones generales, o que puedan perjudicar a los demás Expositores del Certamen. 23.- PUBLICIDAD EN EL RECINTO DE EXPOSICION: Los impresos y otros medios de propaganda SOLO se podrán distribuirse en el ámbito del stand de cada Expositor, "NO" en los pasillos del pabellón ni en los terrenos del Recinto Ferial e Instalaciones del Palacio de Cristal. Toda publicidad de los Expositores se concretará a temas profesionales. Se prohibe la publicidad que tenga carácter ideológico o político, que atente contra la legalidad vigente o que sea comparativa. La Organización del Certamen está autorizada a prohibir la distribución de publicidad que haya dado lugar a reclamaciones y a retener este material hasta la finalización del Certamen. Los medios publicitarios ópticos, móviles o acústicos sólo se autorizaran en la medida que no molesten a los vecinos del stand. 24.- CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACION: Al presentar la solicitud de Admisión, el Expositor acepta automáticamente estas Normas de Participación, que le compromete a respetar y cumplir las Directivas Técnicas y Disposiciones de Seguridad. 25.- DIRECTIVAS TECNICAS Y DISPOSICIONES DE SEGURIDAD: Indicación de Orden General: Infraestructura No se permite agujerear, atornillar, ni clavar en paredes, techos, suelos o columnas del Recinto. Las paredes y columnas, así como el conjunto de instalaciones del Recinto, no deben soportar cargas de la decoración o de objetos expuestos. No se permite suspender de los techos de los Pabellones elementos publicitarios. Está prohibida la realización de zanjas, anclajes u otras modificaciones de construcción, en el interior y exterior del Recinto, clavar, utilizar herramientas de percusión, pintar usando pistolas pulverizadoras, así como colocar mortero sin interposición de una plancha de hierro-acero. El suelo del Recinto esta en perfectas condiciones, queda prohibido recubrirlo con pintura ni cola, debiendo de hacerse únicamente con la colocación de una tarima, o recubriendo de moqueta que quede firme por su propio peso en el suelo, o mediante bandas adhesivas, que serán retiradas por el Expositor al clausurar el Certamen. Caso de tener absoluta necesidad de efectuar alguno de los trabajos no permitidos, debe solicitarse autorización con un mínimo de dos semanas antes de la iniciación del Certamen, documentando la necesidad y, en su caso, acompañando proyecto y planos. Caso de concederse la autorización el Expositor estará obligado a dejar el área en las mismas condiciones en que lo recibió. Cualquier posible daño causado por los Expositores o sus delegados, empleados o contratistas, en el Recinto de FITE-2008, a paredes, instalaciones, etc..., será reparado con cargo único y exclusivo al Expositor. 26.- DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD: La construcción de los stands, la instalación de los materiales objeto de exposición y los soportes publicitarios, deben tener la estabilidad necesaria para la seguridad pública. Las plataformas abiertas al público, cuyo nivel inferior esté situado a más de un metro, deberán rodearse de una barandilla, de una altura mínima de 90 centímetros. No deben utilizarse para la construcción e instalación de stands materiales fácilmente inflamables. Está prohibida la utilización de pistolas así como pinturas de laca celulósica en el interior del Recinto. Esta prohibición se hace extensiva a líquidos inflamables y al empleo de aerosoles con gas butano. Están prohibidos los trabajos de soldadura y otros que puedan afectar el ambiente. Todos los trabajos indicados deberán ser realizados en el exterior e introducirlos una vez terminados. Los vehículos con motor de combustión que sean expuestos, deberán tener vacío el depósito de combustible. No se permite el empleo, en el interior del recinto, de globos llenos de gas. Siempre que no esté prohibido fumar en el stand, deberá tenerse disponible un número suficiente de ceniceros o recipientes para cenizas, que se vaciaran regularmente y con las necesarias medidas de seguridad. En los stands no deben tenerse recipientes de material inflamable para desperdicios o basuras. Las papeleras y cubos de basura deben vaciarse cada tarde, a la hora de cierre, en los recipientes colectores previstos por el Certamen. No se autoriza el almacenamiento en el stand de cualquier tipo de envase o embalaje visible. Las esquinas o cantos de las cristaleras deben estar pulidos o protegidos, de manera que no exista peligro de corte. Las puertas de vidrio y cualquier construcción completa en vidrio, deben estar señalizadas a la altura de la vista. Los bordes de los vidrios orgánicos deben protegerse de forma adecuada para evitar que puedan prenderse fuego. Deben restringirse, al máximo, las demostraciones que originen ruido, en atención tanto a los demás Expositores como a los Visitantes. Bajo ningún concepto deberán taparse las vías de evacuación (salidas de emergencia), lámparas luminosas de señalización, extintores, bocas de incendio, indicadores, ni demás equipos de protección. En los despachos, almacenes o cerramientos decorativos de columnas, no se podrán almacenar productos inflamables. Asimismo, el paso a las cajas de conexiones (electricidad, teléfono, TV, gas, agua, aire comprimido, etc.) y accesos a equipos o dependencias del Recinto, no podrán ser cerrados con llave. La responsabilidad Civil emanada del incumplimiento de cualquiera de las disposiciones anteriores, será de responsabilidad exclusiva del Expositor. 27.- CONSTRUCCION DE STANDS: Los stands podrán ser entregados por los organizadores predecorados, lo que comprende, paneles divisores de madera friso standard color blanco, mobiliario básico, piso alfombrado, la rotulación con el nombre de la Empresa Expositora e iluminación general. La decoración de los stands es de exclusiva responsabilidad del Expositor. Ella puede realizarse por el propio Expositor o a través de un decorador o contratista. Los Expositores que establezcan convenios con decoradores, para el montaje, decoración y desmontaje de sus stands, deberán comunicar a estos últimos la obligación de que una vez clausurado el Certamen desmonten, con carácter de urgencia, las instalaciones, así como retiren los sobrantes y escombros hasta las 15 horas del día 29 de septiembre del 2008. En caso contrario, los Organizadores y/o Expoquil, Centro de Convenciones Simón Bolívar de Guayaquil, procederá a retirar los mismos a través de su servicio de limpieza y, en su momento, se pasará al Expositor el cargo correspondiente de los gastos que este capítulo ocasionare. Altura de las Construcciones. La altura normalizada de los stands es de 2.40 metros, con las limitaciones propias del Recinto, cuyas alturas techadas oscilan. Se permite la construcción de torres de hasta 5 metros de altura con 1 metro de base mínima. No está autorizada la construcción de pisos o altillos. En caso de no cumplir estas normas se requerirá de un boceto para su aprobación. Instalación de Techos. Los Expositores pueden cubrir con un techo su stand, siempre que se respeten las prescripciones técnicas de protección contra incendios. Construcción de paredes lindantes con pasillos. Debe evitarse la construcción de paredes de cierre lindantes con pasillos. Pero si se construyen, deben decorarse con fotomontajes y otros medios que den una continuidad agradable al pasillo. 28.- INSTALACION ELECTRICA: A través del Centro de Convenciones Simón Bolívar, el organizador proporcionará la iluminación general del área exterior como interior del Recinto Ferial. Se incluye aquella que se encuentra en el área de cada stand de exhibición, como básica y que se contempla dentro de los servicios del "STAND TIPO". Se prohíbe a los expositores manipular las instalaciones eléctricas de las áreas de exhibición. En caso contrario se establecerá una multa, más el costo de los daños y perjuicios causados por su arbitrariedad. El Expositor no podrá realizar por su cuenta las instalaciones eléctricas dentro de su stand y de contravenir esta disposición será responsable de los daños y perjuicios que se causaran a terceros por las fallas eléctricas detectadas en dicho stand. Si el Expositor solicita alguna acometida o instalación eléctrica especial, la Organización facturará al Expositor un valor especial que será proformado previamente a la instalación. (Ver Carpeta de Prestación de Servicios). Al Expositor que no acate estas disposiciones se le suspenderá el servicio eléctrico en el stand respectivo. La Organización no asume responsabilidad por desperfectos que se ocasionen en los equipos de los Expositores por apagones del servicio eléctrico público, alteración del voltaje o cualquier imprevisto de similar naturaleza. (Se sugiere la utilización de estabilizadores de voltaje). 29.- ELEMENTOS DE MOBILIARIO Y DECORATIVOS: Los Organizadores ofrecen en alquiler diversos elementos como mobiliario y otros decorativos complementarios (Ver Carpeta de Prestación de Servicios). 30.- EVENTOS PARALELOS: Durante la realización del Certamen se desarrollaran eventos paralelos tendientes a conseguir el mejor ambiente de negocios y distracción los que comprenderán, entre otros: Jornadas Técnicas, Seminarios, Conferencias, Encuentros de Negocios y Presentaciones Artísticas.